De Bradford-factor wordt door heel wat ondernemingen gebruikt binnen hun HR-beleid voor de analyse van (frequente) afwezigheden. De formule is de volgende:

Totaal aantal dagen arbeidsongeschiktheid x (frequentie over een bepaalde periode)²

Kort gesteld, oordeelde de Cypriotische Gegevensbeschermingsautoriteit dat er;

1. Geen geldige rechtsgrond was voor de verwerking van de persoonsgegevens
   De Cypriotische ondernemingen baseerden zich op “het gerechtvaardigd belang” om de persoonsgegevens, binnen het kader van de Bradford-Factor, te verwerken. De Cypriotische Gegevensbeschermingsautoriteit oordeelde echter dat de rechten en vrijheden van de werknemers zwaarder doorwogen dan de belangen van de werkgever.
    
2. Geen geldige uitzondering was voor de verwerking van de gezondheidsgegevens
   Het verwerken van de Bradford-Factor werd beschouwd als een verwerking van een gezondheidsgegeven.
   
   Volgens artikel 9 GDPR is het verwerken van gezondheidsgegevens verboden, tenzij één van de uitzonderingen binnen artikel 9 van toepassing is. De Cypriotische Gegevensbeschermingsautoriteit oordeelde dat er geen enkele uitzondering uit artikel 9 GDPR van toepassing was.

De Cypriotische Gegevensbeschermingsautoriteit benadrukte dat de werkgever wel de (frequentie van) arbeidsongeschiktheden mag bijhouden en tellen; maar niet de Bradford-Factor mag gebruiken als basis.  Het quoteren van arbeidsgeschiktheid (door het geven van scores aan individuele werknemers) wordt beschouwd als zijnde disproportioneel, omdat de scores worden gebruikt om individuele maatregelen te treffen (met inbegrip van sancties).

Er is voorlopig geen officieel standpunt van de  Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit maar het lijkt ons zeer waarschijnlijk dat deze tot eenzelfde conclusie zal komen als de Cypriotische autoriteit. De Cypriotische autoriteit benadrukt in zijn beslissing dat haar visie overeenstemt met alle andere nationale autoriteiten, wat de relevantie van de Cypriotische beslissing alleen maar doet toenemen.

Een recent arrest van 11 september 2019 van het Hof van Justitie van de Europese Unie onderzocht het gebruik van de Bradford-Factor vanuit een andere kant; nl. vanuit de discriminatiewetgeving. In dit arrest werd geoordeeld dat het gebruik van de Bradford-Factor bij ontslag een indirecte discriminatie vormde op basis van handicap, tenzij de werkgever redelijke aanpassingen had getroffen voor de werknemer.

Bovenstaande recente rechtspraak wijst erop dat het gebruik van de Bradford-Factor, als formule, onder druk komt te staan. Het is nog af te wachten wanneer de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit zich over het gerechtvaardigd gebruik van de Bradford-Factor zal uitspreken; doch betwijfelen wij niet dat deze een soortgelijk standpunt zal innemen als de Cypriotische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Certimed adviseert haar klanten alvast om de Bradford-Factor niet te gebruiken als basis, om individuele maatregelen (inclusief sancties) te treffen t.a.v. haar werknemers. Concreet wil dit zeggen dat u best geen sancties treft (bv. ofwel ziekteverzuimgesprekken voeren met HR of N+1 of N+2 ofwel ontslag doorvoeren), afhankelijk of de uitkomst van de Bradford-Factor 180 of 240 is.

De beslissing van de Cypriotische Gegevensbeschermingsautoriteit laat anderzijds wel toe dat werkgevers de (frequentie van) arbeidsongeschiktheden mag bijhouden en tellen. Dit wil zeggen dat een werkgever alsnog bepaalde actiepunten kan nemen, op basis van het aantal frequenties en de duur van afwezigheid (berekend op bv. een jaar tijd) maar dus niet op basis van een getalsmatig resultaat; dat wordt verkregen door het gebruik van een formule; nl. de Bradford-Factor.